Общие сведения
Все организации обязаны вести регистр по НДФЛ, чтобы верно рассчитать налог и заполнить отчетность. Форма регистра не регламентирована, и разрабатывается налоговым агентом самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Срок хранения регистра по НДФЛ - пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Штрафы
Если организация не ведет регистр, то может столкнуться со штрафами. В случае грубого нарушения организация может быть оштрафована на сумму от 10 000 руб. до 30 000 руб. (если регистр не велся несколько лет). При занижении налоговой базы штраф будет составлять 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК).
Также предусмотрена ответственность за не сдачу регистров по требованию налоговой инспекции (ст. 126 НК). Штраф составит 200 руб. за каждый не сданный вовремя документ и 10 000 руб. за отказ предоставить сведения.
Кроме того, штрафы могут быть наложены на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).
Особенности заполнения
Регистр заполняется по данным платежных документов на основании ст. 223 НК РФ (датой фактического получения дохода определяется день его выплаты). То есть доход в регистре отражается в том месяце, в котором он был выплачен. Например, зарплата за февраль 2025 г., выплаченная в марте 2025 г., является доходом марта.
В случае, если вы не ведете учет денег в Саби - укажите на ведомости дату оплаты.
| Раздел | Порядок заполнения |
|---|---|
| Смена налогового статуса | Указываются даты, в которые произошло изменение налогового статуса физ.лица |
| Стандартные, социальные и имущественные вычеты и право на уменьшение налога | Сумма и код предоставленных вычетов заполняются на основании платежных документов, связанных с документами на выдачу, либо на основании даты отплаты ведомости. Предварительно в карточке сотрудника необходимо указать право на вычет. |
| Расчет налоговой база и НДФЛ | Указываются сведения о доходах, налоге и вычетах по месяцам. Заполняется отдельно по каждой базе и ставке. |
| Данные об обязательствах налогового агента | Указываются сведения о доходах, налоге и вычетах по датам выплаты дохода. Заполняется отдельно по каждой базе и ставке. |
| Общие суммы дохода и НДФЛ | Рассчитывается автоматически на основании данных разделов "Расчет налоговой база и НДФЛ" и "Данные об обязательствах налогового агента". Данные о неудержанном налоги и доходе, с которого он не удержан заполняются по данным учета в следующих случаях:
|